1.Voorbereiding en intake
Beide partijen komen tot de conclusie dat mediation een optie is om hun geschil op te lossen. Gezamenlijk kiezen zij een mediator. De mediator is onafhankelijk, onpartijdig en velt geen oordeel. Een mediator is dus geen rechter waar partijen een zaak bepleiten. Meestal ontvangt de mediator beide partijen afzonderlijk van elkaar voor een intake. De mediator praat in dit stadium nog niet uitvoerig over het geschil. Uit deze eerste intakegesprekken zal moeten blijken dat beide partijen bereid zijn om zich in te zetten om het geschil daadwerkelijk op te lossen.
2. De eerste bijeenkomst
Tijdens de eerste gezamenlijke bijeenkomst legt de mediator de partijen uit wat mediation is en hoe het mediationtraject in zijn werk gaat. Hierbij staat de mediationovereenkomst centraal, waarin de spelregels staan waaraan beide partijen zich moeten houden. In deze overeenkomst is bijvoorbeeld opgenomen dat de mediation op basis van vrijwilligheid plaatsvindt en op elk moment door beide partijen beëindigd kan worden. Ook staan er afspraken in over vertrouwelijkheid en geheimhouding, de aard van het conflict en het afgesproken uurtarief. Verder is in de overeenkomst opgenomen dat beide partijen actief meewerken aan een oplossing en dat de mediator zelf geen belang heeft bij de uiteindelijke oplossing van het conflict. De mediation gaat van start zodra beide partijen de overeenkomst ondertekend hebben.
3. De inventarisatie
In de mediationgesprekken krijgen beide partijen de gelegenheid om hun kant van het verhaal te vertellen. De mediator brengt de kwesties in kaart die moeten worden opgelost. Ook komt aan de orde de factoren die een oplossing tot nu toe hebben belemmerd. Wat zit er onder het conflict? Na een paar gesprekken is meestal duidelijk hoe beide partijen het conflict zien, welke kwesties belangrijk zijn voor de toekomst en welke belangen er over en weer spelen.
4. De oplossing bepalen
De mediator stimuleert de partijen om onderling te bekijken welke oplossingen er zijn en welke voorwaarden belangrijk zijn voor beide partijen. De rol van de mediator hierbij is partijen te helpen onderhandelen en waar nodig te sturen. De gesprekken worden zo nu en dan even geschorst voor separaat overleg met de mediator of eventueel juridische adviseurs die (een van) de partijen bijstaan. Op deze wijze kan voortgang worden geboekt in het oplossen van het conflict.
5. De afrondingsfase
Als er een oplossing is gevonden die naar tevredenheid van alle partijen is, wordt er een actiepuntenlijst of ook wel een vaststellingsovereenkomst opgesteld. Het is de bedoeling dat er duidelijkheid is over de afspraken en de oplossing.
Niet elke mediation kan succesvol worden afgerond. Als de betrokken partijen er niet met elkaar uitkomen, zal de mediation door de mediator of door een van de partijen worden beëindigd. In veel gevallen wordt hierna een juridische procedure bij de rechter gevoerd om alsnog tot een beslechting van het geschil te komen.
