Drieluik – Zorgvuldig onderzoek: 10 praktische tips voor werkgevers
Deel 2: Zorgvuldig onderzoek – Het proces van onderzoek
“Een onveilige werkomgeving ontstaat niet alleen door ongewenst gedrag van collega’s, maar ook door onder meer een leidinggevende die het toelaat en een werkgever die niet ingrijpt.”
Dit werd recentelijk benadrukt in het FD van 23 februari 2025 . Een werkgever die niet ingrijpt door een onderzoek achterwege te laten bij een melding van ongewenst gedrag, kan bijdragen aan een onveilige werkomgeving. Dit kan leiden tot aansprakelijkheid van de werkgever en onderstreept het belang van het adequaat handelen en zorgvuldig onderzoek door de werkgever.
In het vorige deel van deze drieluik bespraken wij drie tips over zorgvuldig onderzoek. Nu duiken wij in het tweede deel van deze drieluik dieper in het proces met vier aanvullende tips: Hoe voert u als werkgever een zorgvuldig onderzoek uit? Van hoor en wederhoor tot het nemen van tijdelijke maatregelen en de keuze voor interne of externe onderzoekers.
- Hoor en wederhoor: informeer de betrokkene tijdig en gedurende het onderzoek
Een werknemer die onderwerp is van een onderzoek heeft bepaalde rechten, waaronder het recht om geïnformeerd te worden. Op grond van de AVG moet de werknemer bijvoorbeeld binnen een maand na ontvangst van een melding die tot een onderzoek leidt, op de hoogte worden gesteld van zijn rechten, zoals het recht op inzage (artikel 15 AVG).
Let op: bepaalde informatie, zoals de identiteit van een melder van ongewenst gedrag waaruit een onderzoek volgt, kan in bepaalde gevallen op grond van artikel 23 AVG door de werkgever geheim worden gehouden. Dit kan bijvoorbeeld wanneer er gegronde zorgen zijn over represailles.
- Overweeg tijdelijke maatregelen tijdens het onderzoek
In sommige gevallen is het voor een werkgever nodig om al bij aanvang van het onderzoek maatregelen te treffen, zoals:
- Tijdelijke vrijstelling van werk met behoud van loon (een non-actiefstelling);
- Een tijdelijke andere werkplek voor de betrokkene; en
- Aangifte doen als het gemelde gedrag mogelijk strafbaar is;
Beoordeel het opleggen van een tijdelijke maatregel altijd aan de hand van interne regelgeving en de toepasselijke cao. Let op: sommige vormen van gedrag, zoals verkrachting, kennen een wettelijke aangifteplicht. De werkgever moet bepaalde tijdelijke maatregelen tijdens het onderzoek dan ook zeker overwegen.
- Bepaal het type onderzoek en formuleer een heldere opdracht
Niet elk onderzoek is hetzelfde. Afhankelijk van de situatie kan een werkgever kiezen voor (1) feitenonderzoek: gericht op waarheidsvinding en het verzamelen van voldoende informatie, (2) cultuuronderzoek: een analyse van de omgangscultuur en sociale veiligheid binnen de organisatie, en (3) systeemonderzoek: beoordelen of het beleid en de interne processen adequaat zijn.
Het is belangrijk om vooraf het type onderzoek, het doel en de vraagstelling van het onderzoek vast te stellen. Een te beperkte opdracht kan leiden tot een claim of schadeplichtigheid, zoals het geval was in de zaak van een vrouwelijke flitshandelaar tegen haar voormalig werkgever Optiver (Rechtbank Amsterdam 24 maart 2021, ECLI:NL:RBAMS:2021:1776). Ook het aanstellen van de juiste onderzoekers – intern of extern – speelt een belangrijke rol in de zorgvuldigheid van het onderzoeksproces. Wij verwijzen naar tip 7.
- Maak een keuze: interne of externe onderzoekers?
Zowel interne als externe onderzoekers kunnen een (feiten)onderzoek uitvoeren. De keuze hangt af van factoren zoals de complexiteit van de scope van het onderzoek en de beschikbare expertise binnen de organisatie. Interne onderzoekers kunnen geschikt zijn als ze voldoende deskundig en onpartijdig zijn. Externe onderzoekers kunnen eerder geboden zijn als onpartijdigheid of een specifieke expertise in grote mate een rol speelt.
Let op: een extern onderzoek is niet per definitie onafhankelijk. Om de onafhankelijkheid te waarborgen is het als werkgever verstandig om de manier van aanstelling en ontslag van onderzoekers vast te leggen in een protocol. De te maken keuze kan wel eens leiden tot het betalen van een billijke vergoeding. Dit kwam voor in de zaak met een boekhandel Van der Velde te Groningen, waarbij de rechter oordeelde dat een extern onderzoek een te zwaar middel was. De boekhandel had met een intern onderzoek op een minder ingrijpende manier kunnen achterhalen wat er precies aan de hand was in de vestigingen in Groningen (Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden 29 februari 2024, ECLI:NL:GHARL:2024:1531).
In deel 3 van deze drieluik bespreken wij de laatste drie tips over hoe een onderzoek zorgvuldig wordt afgerond en welke vervolgstappen werkgevers moeten overwegen. Stay tuned!
