Drieluik – Zorgvuldig onderzoek: 10 praktische tips voor werkgevers
Deel 1: Zorgvuldig onderzoek – Voorbereiding is het halve werk
Wanneer en hoe start u als werkgever een onderzoek naar een melding van ongewenst gedrag? Hoe zorgt u ervoor dat het proces zorgvuldig verloopt? En hoe weegt u alle belangen op een juiste manier mee? Dit zijn vragen die wij in onze praktijk regelmatig krijgen.
Werkgevers voelen steeds vaker de druk om goed en zorgvuldig te handelen bij meldingen die aanleiding geven tot het instellen van een onderzoek. De afgelopen tijd is er veel aandacht voor de manier waarop organisaties onderzoek doen bij meldingen van grensoverschrijdend gedrag. Zo berichtte NOS.nl onlangs dat het onderzoek naar WNL-baas Huisjes niet openbaar mag worden gemaakt. De Rechtbank Den Haag oordeelde op 5 februari 2025 dat het onderzoek naar voormalig Kamervoorzitter Arib rechtmatig was.
De actualiteiten rondom Huisjes en Arib benadrukken hoe belangrijk het is om als werkgever zorgvuldig te handelen bij het doen van onderzoek. Een van de lessen die wij hieruit kunnen halen, is dat de publicatie van onderzoeksrapporten door de werkgever, in strijd kan zijn met het recht op privacy van werknemers. Maar waar moeten werkgevers nog meer op letten?
In dit eerste deel van onze drieluik bespreken wij drie praktische tips voor het doen van zorgvuldig onderzoek: voorbereiding, proactief handelen en privacyaspecten. In de aankomende twee weken delen wij de aanvullende zeven tips.
- Bereid u als werkgever voor: hoe neemt u een beslissing over onderzoek?
Een zorgvuldig onderzoek begint bij de voorbereiding. Werkgevers doen er goed aan om vooraf beleid op te stellen over hoe onderzoeken binnen de organisatie worden opgestart en uitgevoerd. Dit beleid moet niet alleen op papier staan, maar ook actief worden toegepast en gecommuniceerd binnen de organisatie.
Een manier om hier invulling aan te geven, is door vast te leggen hoe beslissingen over onderzoek worden genomen. De Handreiking cultuurverandering op de werkvloer van Regeringscommissaris Mariëtte Hamer adviseert bijvoorbeeld over een “beslistafel”: een groep beslissers en externe deskundigen die bepalen of meldingen door een onderzoek worden opgevolgd.
- Handel proactief: niets doen is geen optie
Werkgevers zijn wettelijk verplicht een veilige werkomgeving te waarborgen. Dit betekent dat meldingen die mogelijk tot een onderzoek leiden, nooit genegeerd mogen worden. Zoals Hamer in haar Handreiking adviseert: “Niets doen is geen optie”.
Niets doen kan ertoe leiden dat een ontslag op staande voet geen stand houdt. Niets doen kan ook leiden tot het vertrek van (goede) werknemers. Als werkgever is proactief handelen dan ook geboden. Zelfs als het doen van onderzoek niet nodig is, kunnen andere maatregelen wel passend zijn, zoals een gesprek, mediation of een training.
- Houd rekening met de privacyaspecten bij onderzoek
Een zorgvuldig onderzoek betekent ook op een zorgvuldige manier omgaan met persoonsgegevens. Dit betekent onder meer het volgende:
- Houd rekening met de belangen van alle betrokkenen, waaronder ook de persoon die onderwerp is van het onderzoek;
- Zorg dat het onderzoek voldoet aan proportionaliteit en subsidiariteit. Het onderzoek moet effectief en evenredig zijn en de werkgever heeft geen ander passend, minder ingrijpend middel voorhanden;
- Verwerk de persoonsgegevens van alle betrokkenen in overeenstemming met de AVG. Voor elke verwerking dient een werkgever een rechtsgeldige grondslag te hebben (artikel 6 AVG); en
- Handel conform het transparantiebeginsel en blijf communiceren met betrokkenen over het proces (artikel 5, 12 en 14 AVG).
De recente uitspraak van voormalig Kamervoorzitter Arib benadrukt hoe belangrijk het is dat het onderzoek voldoet aan de vereisten van proportionaliteit en subsidiariteit. Ook het nieuws rondom WNL-baas Huisjes onderstreept het privacybelang van de persoon die onderwerp is van het onderzoek.
In deel 2 van deze drieluik bespreken wij de volgende tips van het onderzoeksproces: hoor en wederhoor, tijdelijke maatregelen en de keuze voor interne of externe onderzoekers. Blijf op de hoogte! Bij vragen neem gerust contact op met ons via de contactgegevens hiernaast.
